Gli ombrelloni sono in magazzino. In homepage, ancora no. Hai chiuso la stagione estiva, ma sul sito campeggia “Ultime disponibilità per l’estate”. Nel frattempo qualcuno cerca un posto per Capodanno. Se trova il calendario delle disponibilità chiuso e nessuna indicazione, potrebbe concludere che è tutto pieno. O che tu abbia proprio chiuso.

La bassa stagione è un buon momento per mettere mano alla comunicazione di un B&B, un agriturismo, una casa vacanze o un piccolo albergo. Il problema è che, appena trovi il tempo, tutte le cose da fare sembrano avere la stessa urgenza. Aggiornare le date, rifare le foto, riscrivere la homepage, aprire un profilo nuovo su un social o su un portale di prenotazione. Magari cambiare anche il logo, già che ci siamo.

Da metà novembre, correggi quello che può mandare fuori strada chi ti cerca. Se hai già aperto le prenotazioni invernali, controlla che chi vuole venire riesca a prenotare alle condizioni che hai pubblicato. Entro fine anno, decidi che cosa vuoi far conoscere meglio della tua struttura nel 2027.

Il calendario della comunicazione in bassa stagione

• Da metà novembre. Correggi offerte scadute, date ambigue e problemi nel percorso di prenotazione. Risultato: un’indicazione chiara su quando e come prenotare.
• Subito, se le date invernali sono già in vendita. Verifica disponibilità, condizioni e passaggi fino alla conferma. Risultato: un percorso di prenotazione che funzioni anche da telefono.
• Tra fine novembre e dicembre. Rileggi richieste, messaggi e recensioni della stagione appena conclusa. Risultato: una breve lista di ciò che gli ospiti hanno frainteso, chiesto più volte o apprezzato più di quanto emerga dal sito.
• Entro fine anno. Scegli che cosa mettere in primo piano nel 2027 e a quali ospiti può interessare. Risultato: una scelta chiara e una lista di modifiche, con la prima da fare già individuata.
• Prima di aprire le prenotazioni della prossima stagione. Aggiorna il sito e le schede sui portali che usi. Risultato: informazioni coerenti dalla prima ricerca alla conferma.
• Dopo. Valuta interventi più grandi, come rifare il sito o commissionare nuove foto. Risultato: una decisione su che cosa fare, perché e quando.

Da metà novembre. Correggi quello che può già creare un problema

Apri il sito dal telefono. Parti dalla homepage, scegli un alloggio o un’offerta e arriva fino al pulsante per prenotare o al modulo di contatto. Se il percorso finisce con una richiesta, prova a inviarne una.

Mi è capitato di cercare di prenotare un albergo dove si poteva farlo solo chiamando, ma il numero scritto sul sito non era quello giusto. Se il telefono è l’unica strada per prenotare, quel numero è la parte più importante della pagina.

Se il modulo si inceppa, la promozione è scaduta o il calendario delle disponibilità chiuso fa sembrare che tu sia al completo per tutto il 2027, intervieni qui. Se conosci la data di apertura delle prenotazioni, scrivila. Se è ancora da decidere, indica come chiedere informazioni e quando puoi rispondere.

Correggi per primo il punto in cui nasce l’errore, poi controlla dove ricompare lo stesso dato. Se la riapertura è cambiata, verifica anche la scheda Google, i portali che usi e le risposte automatiche. Altrimenti a gennaio rischi di spiegare per la quarta volta che sì, aprite a Pasqua, anche se da qualche parte c’è scritto giugno.

Se vendi soggiorni invernali, controlla le date già in vendita

Per il ponte dell’Immacolata, parti da quello che puoi sistemare oggi. Se hai ancora disponibilità, prova a prenotare un soggiorno dal telefono. Il link porta alle date giuste? Il numero minimo di notti è lo stesso che hai scritto sul sito? Se sei al completo, controlla che si capisca e, se hai disponibilità più avanti, indica da quando.

Per Capodanno, fai lo stesso giro fino al riepilogo. Se sul sito scrivi “tre notti con cena inclusa” e nella schermata successiva la cena diventa un extra, hai trovato il primo lavoro da fare. Il post con la neve può aspettare.

Se accetti prenotazioni via email, fai la stessa prova con una richiesta. La risposta dovrebbe confermare le condizioni pubblicate e dire che cosa serve per bloccare il soggiorno.

Aggiorna per prima la pagina da cui si prenota. Poi controlla i link che ci portano, dalla homepage alla scheda Google fino al link in bio. Se le prenotazioni invernali devono ancora aprire, fai questa verifica prima di annunciarle.

Tra fine novembre e dicembre. Rileggi la stagione prima di riscrivere il sito

Prendi una manciata di richieste, recensioni e messaggi della stagione appena finita. Affiancali alle pagine e alle schede che le persone possono aver letto prima di contattarti.

Cerca i punti in cui hai dovuto spiegare spesso la stessa cosa, quelli in cui qualcuno si aspettava altro e quelli in cui un ospite ha apprezzato qualcosa a cui sul sito dedichi mezza riga.

Una settimana in una casetta nel bosco, con le mie figlie ancora piccole. Solo all’arrivo ho scoperto che in tutta la valle il cellulare non prendeva, e una notte una delle due ha avuto bisogno della guardia medica. Per chi ospita è un dettaglio ovvio. Per chi arriva con dei bambini può decidere se prenotare o no.

Nelle richieste e nelle recensioni della tua stagione cerca proprio queste informazioni: scontate per te, decisive per chi arriva.

Mettiamo che le recensioni parlino spesso delle passeggiate che partono direttamente dalla struttura. Sul sito, però, sotto “Cosa fare nei dintorni”, c’è un elenco di quindici attrazioni e le passeggiate sono al punto dodici, dopo il centro commerciale. Prima di commissionare nuove foto, vale la pena capire se poter uscire a piedi dalla porta è uno dei motivi per cui le persone ti scelgono.

Annota quello che torna più spesso, con un esempio per ogni punto. “Il sito è vecchio” è difficile da trasformare in una decisione. “Chi ci scrive per un fine settimana a piedi ci chiede quasi sempre se può lasciare ferma la macchina” ti dice già quale informazione merita più spazio.

Entro fine anno. Scegli che cosa mettere in primo piano nel 2027

Metti allo stesso tavolo chi decide che cosa offrire, chi risponde alle richieste e chi aggiorna il sito. Nelle strutture piccole spesso è la stessa persona. In quel caso, almeno è più facile trovare una data.

Metti per iscritto che cosa vuoi far conoscere meglio, a quali ospiti può interessare e quali fatti lo dimostrano. Può essere un servizio, un modo di soggiornare o una caratteristica del posto. Poi metti in ordine le modifiche e decidi da quale partire.

Se, per esempio, vuoi farti scegliere da chi passa il fine settimana a camminare, il primo intervento può essere spiegare sul sito quali percorsi partono dalla struttura. Da lì puoi collegare la pagina alle disponibilità e usare le stesse informazioni nelle risposte alle richieste.

Qui entra in gioco l’audit narrativo e strategico. Nel mio lavoro è un’analisi di ciò che la struttura offre, di come lo racconta e di che cosa la distingue da realtà simili. Il risultato è un documento di direzione che chiarisce che cosa mettere al centro, dove oggi le informazioni si disperdono e quali interventi hanno la precedenza.

Se oggi ti presenti come un posto “ideale per tutti“, ma chi torna lo fa per un motivo preciso, c’è una decisione da prendere. Quanto spazio vuoi dare a quel motivo? La frase di apertura della homepage si scrive dopo.

Prima di aprire le prenotazioni. Allinea sito e portali

Se hai deciso di dare più spazio alle passeggiate che partono dalla struttura, raccontalo in homepage e riprendi l’informazione nella descrizione dell’alloggio sui portali che usi. Sul tuo sito, dalla pagina che racconta i percorsi si deve poter arrivare a quella dove si verificano le disponibilità.

Il sito, la scheda sul portale e l’email di risposta possono usare parole diverse. Date, condizioni e servizi inclusi devono coincidere. Se pubblichi una locandina, metti le informazioni necessarie per prenotare anche nel testo della pagina.

A questo punto puoi riprendere Otto domande, otto fatti per controllare se quello che hai deciso di mettere in primo piano è spiegato con informazioni abbastanza precise.

Prima di aprire le vendite, rifai il percorso che hai provato a metà novembre. Parti dal telefono, arriva fino al riepilogo o alla conferma e controlla che quello che hai promesso sia ancora vero nell’ultimo passaggio.

Che cosa può aspettare

Un nuovo sito, un servizio fotografico, un nuovo canale. Mettili in calendario quando sai quale problema devono risolvere.

Se il sito permette di capire che cosa offri e di prenotare, puoi aggiornare la pagina che serve adesso e decidere più avanti se rifare tutto. Se invece il sistema mostra disponibilità sbagliate, quel lavoro sale di priorità. Lo stesso vale per le foto. Se mostrano spazi che nel frattempo hai rinnovato, aggiornare le immagini serve prima di aprire le vendite. Se vuoi solo rinfrescarle, puoi scegliere il momento in cui vale la pena scattarle.

Se a fine stagione ti ritrovi con dodici cose da rifare, comincia da una domanda. Quale decisione, presa adesso, mi evita di fare due volte lo stesso lavoro?

È una delle domande da cui parto con le strutture ricettive. Se hai già una lista e ti manca l’ordine, possiamo guardarla insieme in un colloquio gratuito di 20 minuti. Qui trovi come funziona il mio audit narrativo e strategico.

Foto di Jonathan Stout su Unsplash.